KSeF - jak działa ten system?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) już za kilka miesięcy stanie się obowiązkowy dla przedsiębiorców w Polsce. To ogólnokrajowy system informatyczny, który pozwala nie tylko wystawiać, lecz także otrzymywać i przechowywać faktury ustrukturyzowane w bardzo łatwy i szybki sposób. Nic więc dziwnego, że coraz większe grono firm korzysta z tego rozwiązania już od wielu miesięcy (a nawet lat!). Co jeszcze trzeba wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur? Jakie zasady obowiązują dla podatników zwolnionych z VAT?

Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Krajowy System e-Faktur znacznie ułatwia codzienność przedsiębiorców w naszym kraju. KSeF - jak działa? To specjalne oprogramowanie daje możliwość wystawiania faktur strukturalnych w formacie XML, korzystając jednocześnie ze zintegrowanego oprogramowania finansowo-księgowego. System sprawdza, czy dokument jest zgodny ze standardem i nadaje mu unikalną numerację. Wystawca natomiast otrzymuje UPO - urzędowe poświadczenie odbioru, a odbiorca faktury ma do niej dostęp za pomocą uwierzytelnienie w KSeF lub podania danych dotyczących faktury (wtedy jest to tak zwany system anonimowy). Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur nie sprawia większych problemów, nawet gdy wcześniej nie mieliśmy do czynienia z takimi narzędziami. 

KSeF a karta podatkowa

Kolejnym ważnym zagadnieniem dla wielu przedsiębiorców jest KSeF a karta podatkowa. Wprowadzenie obowiązkowego KSeF od 2026 roku skutkuje nowymi wymaganiami w zakresie wystawiania faktur, które będą zapisywane w postaci specjalnego pliku. Każdy podatnik będzie zobowiązany od 1 lutego 2026 roku do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur podczas tworzenia faktur. Co istotne, karta podatkowa nie jest wymagana w odniesieniu do obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur, gdyż system ten nie wymaga jej posiadania! W ustawie wskazano także inną grupę podatników, którzy nie będą musieli korzystać z systemu. W takiej sytuacji podatnicy będą nadal wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe, zależnie od własnych potrzeb i specyfiki działalności. 

Warto zauważyć, że faktury strukturalne i wystawianie poza Krajowym Systemem e-Faktur, po przesłaniu ich do tego systemu, przechowywane są przez okres 10 lat. Gdy okres przechowywania dokumentacji upłynie przed terminem przedawnienia zobowiązania podatkowego, podatnik musi przechowywać takie faktury poza KSeF do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego!

KSeF dla podatników zwolnionych z VAT

A jak wygląda kwestia dotycząca KSeF dla nievatowców? Zgodnie z ustawą o VAT wiemy, że podatnicy będą zobowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane z zastosowaniem Krajowego Systemu e-Faktur. To oznacza, że trzeba odnieść się do definicji podatnika. Jest to osoba prawna, osoba fizyczna lub jednostka organizacyjne bez osobowości prawnej wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą. Działalność taka obejmuje działalność producentów, handlowców i usługodawców, w tym także rolników i podmiotów pozyskujących naturalne zasoby oraz osób wykonujących wolne zawody. Wiąże się głównie z czynnościami polegającymi na wykorzystywaniu wartości niematerialnych i prawnych lub towarów w sposób ciągły, aby osiągać zarobki. Wystawianie faktur strukturalnych poprzez KSeF będzie obowiązkowe nie tylko dla czynnych podatników VAT, lecz także zwolnionych podatników.

Jeśli chodzi o harmonogram wdrożenia KSeF, wygląda on następująco:

• 1 lutego 2026 roku - dla dużych podatników (w tym zwolnionych z VAT, którzy uzyskali sprzedaż brutto w ciągu roku powyżej 200 mln zł);
• 1 kwietnia 2026 roku - dla pozostałych podmiotów (w tym zwolnionych z VAT, z wyłączeniem najmniejszych);
• 1 stycznia 2027 roku - dla najmniejszych podmiotów tzw. wykluczonych cyfrowo (limit sprzedaży - do 10 tysięcy zł na miesiąc).

Te daty powinien znać każdy, kto prowadzi własną działalność i wystawia faktury. Krajowy System e-Faktur lada moment stanie się naszą codziennością, dlatego już teraz warto się z nim zapoznać i jednocześnie przejrzeć najważniejsze przepisy prawne w tym zakresie.