Nadinspektor Barbara Kaszycka przy redakcyjnym telefonie. Prawo pracy w czasie epidemii

W minionym tygodniu, przy redakcyjnym telefonie dyżurowała Barbara Kaszycka, nadinspektor pracy Okręgowego Inspektoratu Pracy w Kielcach.
Odpowiadała na pytania dotyczące pracy w czasie pandemii. Podczas blisko dwugodzinnego dyżuru nasi Czytelnicy zgłaszali swoje problemy, z którymi borykają się w trudnym okresie pandemii, zarówno zatrudnieni, jak i pracodawcy. Oto niektóre z poruszonych podczas dyżuru spraw.
– Zostałam objęta obowiązkową kwarantanną. Czy w tym czasie mój pracodawca może zlecić mi pracę zdalną? A jeśli wyraziłabym na to zgodę, to czy miałabym prawo do zasiłku chorobowego, czy też przysługiwałoby mi wynagrodzenie za wykonaną pracę?
-W praktyce dotychczas przyjmowano, że jeśli stan zdrowia pracownika objętego obowiązkową kwarantanną uniemożliwia mu wykonywanie pracy, pracownikowi przysługują odpowiednie świadczenia chorobowe (wynagrodzenie za okres choroby lub zasiłek chorobowy). Jak jednak podaje ZUS – „w przypadku, gdy pracownik w związku z odbywaniem kwarantanny nie wystąpi o zasiłek chorobowy oraz w uzgodnieniu ze swoim pracodawcą będzie wykonywał pracę zdalną, prawo do zasiłku chorobowego nie będzie mu przysługiwało. Będzie natomiast przysługiwało wynagrodzenie za wykonaną pracę”. Oznacza to, że nie można polecić pracy zdalnej, jeżeli pracownik nie ma możliwości jej wykonać np. ze względu na stan zdrowia –odpowiada Barbara Kaszycka.
Aktualnie proponowane są rozwiązania, które wprost dopuszczają możliwość wykonywania pracy zdalnej w okresie kwarantanny. Zmiany przewiduje ustawa z 22 października 2020 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z przeciwdziałaniem sytuacjom kryzysowym, związanym z wystąpieniem COVID-19, która obecnie oczekuje na wprowadzenie. Pracownicy i inne osoby zatrudnione, poddane obowiązkowej kwarantannie, będą mogły, w okresie ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, za zgodą pracodawcy albo zatrudniającego, świadczyć w trybie pracy zdalnej pracę określoną w umowie i otrzymywać z tego tytułu wynagrodzenie. Oznacza to, że nie będą mieć za ten okres prawa do świadczeń z tytułu choroby, tj. wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku chorobowego.
-Czy pracodawca może jednostronnie skierować pracownika do pracy zdalnej?
– Praca zdalna nie została określona w kodeksie pracy, ale w art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. (tzw. ustawa o przeciwdziałaniu COVID-19). Jest to inny rodzaj pracy, niż już unormowana telepraca w Kodeksie pracy. Na podstawie ustawy pracodawca może jednostronnie polecić pracownikowi pracę zdalną, podobnie może zmienić swoje polecenie i zażądać ponownego podjęcia przez pracownika pracy na dotychczasowych zasadach. Należy jednak zaznaczyć, że aktualnie wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik lub inna osoba zatrudniona ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. Praca taka może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.
-Czy w czasie pracy zdalnej, wykonujący ją pracownik ma również obowiązek prowadzenia ewidencji wykonywanych czynności? Czy w ogóle przepisy regulują prawa i obowiązki pracownika w czasie pracy zdalnej?
-Generalnie pracownicy zobowiązani są do stosowania się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy i nie są sprzeczne z prawem. Osoby pracujące zdalnie w godzinach pracy pozostają w pełnej dyspozycji pracodawcy. Do ich podstawowych obowiązków będzie więc należało wykonywanie powierzonej pracy, odbieranie telefonów służbowych, jak również odbieranie i wysyłanie poczty elektronicznej. Przepisy wskazują także, że na polecenie pracodawcy, pracownicy wykonujący pracę zdalną mają obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą spis wykonanych czynności, a także datę i czas ich wykonania.
-Czy i jakie narzędzia pracy pracodawca powinien udostępnić pracownikowi w czasie, gdy ten pracuje z domu?
-Ustawa jednoczenie reguluje, że narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca. Używanie przez pracującego własnych narzędzi lub materiałów może nastąpić pod warunkiem zapewnienia poszanowania i ochrony informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić podmiot zatrudniający na szkodę.
– Czy pracodawca kierując zatrudnionego do pracy zdalnej, winien określić czas jej trwania?
-Pracodawca ma prawo zobowiązać pracownika do wykonywania pracy zdalnej w okresie obowiązywania stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu (art. 3 ust. 1 ustawy o COVID-19). Pracodawca wydając polecenie powinien określić okres trwania pracy zdalnej, np. 2 tygodnie lub np. 2 miesiące albo do odwołania. Praca zdalna to zmiana miejsca jej wykonywania przez pracownika, a nie rodzaju pracy i godzin jej wykonywania.
Pracując zdalnie pracownik powinien ją nadal świadczyć w godzinach wynikających z ustalonego dla niego rozkładu czasu pracy, wynikającego z regulaminu pracy lub harmonogramu. Praca wykonywana ponad normę dobową lub przeciętną tygodniową jest pracą w godzinach nadliczbowych.
-Jak wygląda kontrola czasu pracy w czasie pracy zdalnej? Czy pracodawca może monitorować, ile czasu pracuje pracownik?
-Aktualnie pracodawca nie ma jasno wskazanych przepisów, które pozwoliłyby mu na dokonywanie kontroli, poza obowiązkiem sporządzania ewidencji wykonanych czynności. Czas pracy pracownika potwierdzać może kontrola korespondencji mailowej pracodawcy z pracownikiem, czy też przekazane efekty pracy. Niekiedy informacje w tym zakresie potwierdza sam system informatyczny wykorzystywany do przekazywania pracy.
– Pracodawca wypowiedział mi umowę o pracę. Jaką powinno mieć ono formę?
-Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy powinno zostać złożone na piśmie. Zgodnie z ogólną regułą wyrażoną w art. 61 k.c. w zw. z art. 300 k.p. takie oświadczenie uważa się za złożone z chwilą prawidłowego doręczenia adresatowi pisma zawierającego takie oświadczenie. Jeżeli pracodawca (przedsiębiorca) z powodu epidemii koronawirusa znalazł się w trudnej sytuacji ekonomicznej, może wypowiedzieć pracownikowi umowę o pracę, z zachowaniem okresów wypowiedzenia. Długość okresu wypowiedzenia uzależniona jest od długości stażu pracy u danego pracodawcy. Likwidacja stanowiska pracy, będąca następstwem koronawirusa, może zatem stanowić podstawę wypowiedzenia umowy o pracę. Należy jednak pamiętać, że w wielu przypadkach tzw. tarcza antykryzysowa uzależnia pomoc przedsiębiorcy od zachowania miejsc pracy.
– Czy w trakcie pracy zdalnej można wysłać wypowiedzenie umowy o pracę e-mailem?
– W zakresie rozwiązywania umów w czasie epidemii nic się nie zmieniło. Zgodnie z ogólną regułą wyrażoną w art. 61 k.c. w zw. z art. 300 k.p. oświadczenie o wypowiedzeniu uważa się za złożone z chwilą prawidłowego doręczenia adresatowi pisma zawierającego takie oświadczenie. Wypowiedzenie jest skuteczne, jeśli jest skutecznie doręczone. Samo wysłanie wypowiedzenia mailem może być wadliwe. Konieczne jest wysłanie na właściwy adres pracownika wypowiedzenia w formie pisemnej przesyłką poleconą. Pracodawca powinien mieć dowód doręczenia. Wypowiedzenie można wysłać także drogą elektroniczną (poprzez e-mail), jeżeli oświadczenie o rozwiązaniu umowy zostało opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Warto wysyłając mail ustawić funkcje potwierdzenia odbioru i przeczytania załączonej treści.
-Wysłałem pracownikowi wypowiedzenie. Zostało mu ono doręczone. Pracownik, nie informując mnie o nieobecności, poszedł do lekarza i otrzymał zwolnienie lekarskie od tego dnia. Czy wypowiedzenie jest ważne?
-Istotny jest termin doręczenia wypowiedzenia umowy o pracę. Jeśli najpierw otrzymał pracownik wypowiedzenie, a dopiero później poszedł do lekarza, to będzie ono skuteczne i ważne. Natomiast jeżeli pracownik otrzymał wypowiedzenie po wizycie lekarskiej i stwierdzeniu, że jest chory, wówczas oświadczenie pracodawcy może zostać uznane za wadliwe i pracownik ma prawo odwołać się do sądu pracy.
-Czy pracodawca może wysłać pracownika na urlop bezpłatny?
-Pracodawca stosownie do przepisów prawa pracy nie ma uprawnienia do wysłania pracowników na urlopy bezpłatne. Udzielenie przez pracodawcę takiego urlopu jest możliwe tylko na pisemny wniosek pracownika. Wymuszanie na pracowniku wystąpienie z takim wnioskiem jest naruszeniem podstawowych praw pracowniczych.
-Czy pracodawca może obniżyć pensję z powodu epidemii?
-Brak jest podstaw do obniżenia wynagrodzenia z powodu epidemii. W przypadku przestoju związanego z COVID-19 pracownikowi przysługuje tzw. wynagrodzenie postojowe. W razie gotowości do świadczenia pracy i wystąpienia przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy, przysługuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną. Jeżeli taki składnik nie został wyodrębniony w umowie o pracę – 60% wynagrodzenia. Dotyczy to głównie pracowników wynagradzanych w formie prowizyjnej lub akordowej. Pensja nie może być jednak niższa od minimalnego wynagrodzenia za pracę. Należy wyraźnie podkreślić, że praca zdalna nie stanowi podstawy do obniżenia wynagrodzenia.
– Czy bez aktualnych badań lekarskich o zdolności do pracy można zatrudnionego w dalszym ciągu dopuścić do jej wykonywania?
-Zgodnie ustawą o przeciwdziałaniu COVID-19 profilaktyczne badania lekarskie, których ważność upłynęła po dniu 7 marca 2020 r., zachowują ważność przez okres 60 dni liczonych od dnia odwołania stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego. Po odwołaniu stanu epidemii, pracodawca i pracownik są obowiązani niezwłocznie podjąć wykonywanie zawieszonych obowiązków i wykonać je w okresie nie dłuższym niż 60 dni od dnia odwołania danego stanu. Z kolei w przypadku braku dostępności do lekarza uprawnionego do przeprowadzenia badania wstępnego lub kontrolnego, badanie takie może przeprowadzić i wydać odpowiednie orzeczenie lekarskie inny lekarz. Orzeczenie lekarskie wydane przez innego lekarza traci moc po upływie 30 dni od dnia odwołania stanu epidemii. Lekarz ten może przeprowadzić badanie i wydać orzeczenie lekarskie w trybie określonym w art. 2 ust. 4 ustawy z dnia 5 grudnia 1996 r. o wykonywaniu zawodu lekarza i lekarza dentysty (Dz. U. z 2019 r. poz. 537, 577, 730 i 1590 oraz z 2020 r. poz. 278). Do orzeczenia lekarskiego stosuje się odpowiednio art. 2 pkt 6 ustawy z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia (Dz. U. z 2019 r. poz. 408, 730, 1590 i 1905). Orzeczenie lekarskie wydane przez innego lekarza włącza się do akt osobowych pracownika.
-Na co inspektorzy pracy w pierwszej kolejności zwracają uwagę, jeżeli chodzi o właściwe dostosowanie się pracodawcy do sytuacji epidemiologicznej?
– Przede wszystkim na dostosowanie miejsc pracy do wytycznych sanitarnych. Inspektorzy sprawdzają, czy jest zachowana odległość 1,5 metrów między stanowiskami, czy pracownicy są wyposażeni i mają dostęp do środków ochrony indywidulanej (płyny do dezynfekcji, maty dezynfekujące, rękawiczki jednorazowe, maseczki, przyłbice itp.). Wprowadzenie procedur i wytycznych na terenie konkretnego zakładu uzależnione jest od prowadzonej działalności przez dany podmiot.