Jak zarządzać dokumentami przedsiębiorstwa?

Sprawny obieg dokumentów ułatwia pracę, a dodatkowo pozwala uchronić je przed zniszczeniem czy zgubieniem. Procedura powinna obejmować przetwarzanie bieżące, archiwizację i utylizację. Jaką strategię zarządzania dokumentami przyjąć?

Dokumenty firmowe - papierowe czy elektroniczne?

Dokumentacja elektroniczna wypiera papierową, jednak przedsiębiorcy wciąż mogą decydować, w jakiej formie chcą przechowywać dane. Cyfryzacja jest opłacalna, ponieważ:

redukuje koszty archiwizacji i utylizacji,

pozwala w krótkim czasie odnaleźć niezbędne dokumenty,

umożliwia przesyłanie dokumentów bez skanowania,

redukuje ryzyko zniszczenia, zalania czy zgubienia akt.

Więcej o tym, jak w praktyce wygląda digitalizacja, możesz odszukać na stronie: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/digitalizacja-archiwow/. Zarządzanie dokumentami przedsiębiorstwa może wymagać także innej strategii, która opiera się na pozostawieniu archiwów w formie papierowej i cyfryzacji dokumentów bieżących. Takie rozwiązanie jest tańsze, ale niesie za sobą pewne ryzyko, na przykład w postaci zalania akt. Gdy do niego dojdzie, warto skorzystać z pomocy specjalistów, których oferta dostępna jest na: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/osuszanie-dokumentow/.

Archiwizacja dokumentów firmowych

Organizacja dokumentów firmowych nie skupia się wyłącznie na ich bieżącym procedowaniu. Ważna jest archiwizacja, której metody zależą od rodzaju dokumentów i ich formy. Akta muszą być zabezpieczone w taki sposób, aby nie miały do nich dostępu osoby trzecie, a także by nie uległy degradacji przed upływem terminu wymagalności. Stąd też coraz więcej firm decyduje się na digitalizację, która niweluje pewne problemy związane z archiwizowaniem. Dokumenty warto przechowywać tak, aby było wiadomo, kiedy można je zutylizować. Oczywiście, bardzo ważne jest też regularne przeglądanie archiwum. Więcej informacji o samym niszczeniu dokumentów przez firmę zewnętrzną odszukasz na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow/kielce/. Oferta skierowana jest do przedsiębiorców działających w Kielcach.

Utylizacja dokumentów papierowych i cyfrowych

Ostatnim etapem zarządzania dokumentacją jest jej utylizacja. Zupełnie inaczej wygląda niszczenie papieru, a inaczej dysków, proces opisano tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-dyskow/kielce/. W obu przypadkach ważne jest, aby informacji nie można było odtworzyć. Dopiero prawidłowe niszczenie akt zdejmuje z przedsiębiorcy obowiązek zabezpieczenia danych, jakie są w nich zawarte.