Krajowy System e-Faktur - sprawdźmy, co warto o nim wiedzieć

KSeF (czyli Krajowy System e-Faktur) jest ogólnokrajowym systemem teleinformatycznym, który umożliwia wystawianie i przesyłanie faktur ustrukturyzowanych. Funkcjonuje w Polsce od 2022 roku i już niedługo ma stać się obowiązkowy dla przedsiębiorców. Jak nadać uprawnienia dla biura rachunkowego do korzystania z KSeF? Czym jest ZAW FA w kontekście tego systemu? Kogo dotyczy brak obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur? Sprawdźmy, co warto wiedzieć w tych tematach. 

Uprawnienia dla biura rachunkowego

Bez wątpienia KSeF uprawnienia dla biura rachunkowego to bardzo ważna kwestia dla każdej firmy, która korzysta z usług takiego biura. Jak nadać uprawnienia biurom rachunkowym? To zadanie jest bardzo łatwe wtedy, gdy korzystamy z systemu wFirma. Jeśli chcemy nadać uprawnienia dla biura rachunkowego jako osobie fizycznej, musimy na koncie swojej firmy podpiętym pod biuro przejść do zakładek: Ustawienia - Faktury - E-Faktury - Krajowy System e-Faktur - Nadawanie Uprawnień i wskazać nadawane uprawnienia. Upoważniony właściciel biura rachunkowego może logować się w systemie wFirma dla biur rachunkowych oraz autoryzować na koncie klienta, korzystając z podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego. W tym celu wystarczy wybrać zakres uprawnień, jakie nadał mu przedsiębiorca w Krajowym Systemie e-Faktur. Jako przedsiębiorcy do dyspozycji mamy nie tylko nadawanie, lecz także zmianę lub odbieranie uprawnień, zależnie od własnych potrzeb. 

Zawiadomienie ZAW-FA

Czego dotyczy zawiadomienie ZAW-FA KSeF? Wymogi bezpieczeństwa wskazują, że korzystanie z tego systemu wymaga wcześniejszego upoważnienia podmiotów, które będą z niego korzystać. W niektórych przypadkach stosuje się tzw. zawiadomienie ZAW-FA, które pozwala nadawać, zmieniać lub odbierać uprawnienia w formie papierowej. Takie rozwiązanie jest dostępne dla:

• Osoby fizycznej - tylko wtedy, gdy taka osoba chce zgłosić dane unikalne powiązane z kwalifikowanym podpisem elektronicznym, niezawierającym NIP-u i numeru PESEL. W sytuacji, gdy przedsiębiorca autoryzuje się z użyciem podpisu zaufanego (ePUAP), kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub danymi bankowymi, nie ma możliwości dokonania zgłoszenia przez ZAW-FA. 
• Organu egzekucyjnego - jest to podmiot powołany do prowadzenia postępowania egzekucyjnego. Może nim być przykładowo organ administracji lub komornik sądowy. 
• Podmiotu niebędącego osobą fizyczną - wtedy, gdy podmiot nie dysponuje elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną. Złożenie ZAW-FA pozwala wskazać jedną osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF w imieniu spółki. Kolejne uprawnienia można już nadawać elektronicznie, bezpośrednio w Krajowym Systemie e-Faktur, przez tę wskazaną osobę. Jeżeli jednak podmiot posiada elektroniczną pieczęć kwalifikowaną z NIP-em, może korzystać z KSeF na podstawie uprawnień właścicielskich, bez konieczności składania wspomnianego zawiadomienia.  

Zawiadomienie ZAW-FA może także złożyć jednostka samorządu terytorialnego lub Grupa VAT w sytuacji, gdy nie ma możliwości uwierzytelnienia się poprzez kwalifikowaną pieczęć elektroniczną. 

Brak obowiązku korzystania z KSeF

Kolejnym ważnym zagadnieniem dla podatników jest KSeF a karta podatkowa. Ustawa o VAT wskazuje, że obowiązek wystawiania faktur strukturalnych z użyciem KSeF od 1 lutego 2026 roku nie będzie odnosił się do:

• Podatników niemających siedziby działalności ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce
• Podatników niemających siedziby działalności w Polsce, ale posiadających stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce
• Podatników korzystających z procedur szczególnych, określonych z dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9 ustawy o VAT
• Podatników wystawiających faktury na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą firmy
• Podatników posiadających siedzibę działalności na terytorium państwa członkowskiego innego niż Polska, korzystającego ze zwolnienia z VAT na terenie Polski
• Podatników wystawiających faktury dokumentujące dostawy towarów lub świadczenie usług, określone w rozporządzeniu MF, gdzie podatnik nie musi wystawiać faktur strukturalnych

Pamiętajmy o tym, że w powyższych sytuacjach konieczne będzie wystawiania faktur papierowych lub elektronicznych.